مجموعه مهارت‌های آفیس که پرسنل یک سازمان باید داشته باشند

  Word ورد: بهترین و پراستفاده ترین نرم افزار واژه پرداز
 

  Excel اکسل: صفحه گستردهای با امکان، سازماندهی،محاسبه، رسم نمودار و تجزیه تحلیل آماری اطلاعات
 

  PowerPoint پاورپوینت: نرم افزاری برای نمایش نوشته، عکس و ویدیو برروی صفحه یا پرده نمایش
 

  Outlook  آوت لوک: مدیریت، دریافت و ارسال ایمیل 
 

 OneNote وان نوت: نرم افزاری برای یادداشت برداری
 

 Access اکسس: پایگاه داده برای نگهداری، دریافت، گزارشگیری از اطلاعات.
 

 Project پراجکت: مدیریت پروژه‌ها
 

 Publisher پابلیشر: نرم افزار نشر و طراحی بروشور ،کارت ویزیت و..
 

 Visio ویزیو: طراحی نمودار، فلوچارت، شکل و نقشه ...
 

 Sway سووی: کاربران میتوانند متن و تصویر را برای یک ارائه ترکیب کنند و در فضای اینترنت منتظر کنند.
 

 Teams تیمز: فضایی برای چت و گفتگوی کاری

آیا افراد یک سازمان باید به تمامی این نرم افزارها مسلط باشند؟

مسئول دفتر یا منشی

• این فرد باید به نرم افزار ورد مسلط باشد و چقدر خوب میشود اگر یک دوره تایپ هم گذرانده باشد. بیاییم آشنایی با ورد را دسته بنده کنیم تا بدانیم در چه سطحی هستید:
  • سطح اول:  شما به تمام امکانات ورد که در تب Home  است آشنایی دارید. امکاناتی نظیر : ClipBoard , Font, Paragraph, Styles و  Editing
    همچنین شما با تنظیمات مربوط به صفحه و پرینت آشنایی کافی دارید و در آخر با مجموعه ابزاری که در بخش  Insert  است آشنایی لازم را دارید.
  • سطح دوم: شما به بخش  Refrences تسلط دارید بعنی میتوانید، فهرست مطالب بسازید، همچنین برای بهبود سرعت از AutoCorrect استفاده میکنید.شما با مفهوم Thems در آفیس آشنا هستید.
  • سطح سوم: شما به بخش  Mailings  تسلط دارید، میتوانید از روی فایل اکسل مشتریان، برای 1000 مشتری کارت دعوت اختصاصی چاپ کنید.
  • سطح چهارم: شما خیلی حرفه ای هستید! با بخش  Review آشنایی دارید و میتوانید فایل ورد را محدود کنید تا کاربران فقط بخشهای تعریف شده را تغییر بدهند. شما توانایی نوشتن ماکروهای ساده برای انجام کارهای پیچیده و زمانبر را دارید.
     
• نرم افزار دومی که این فرد باید بر حسب نوع کار به آن مسلط باشد آوت لوک است، سطح آتلوک شما چگونه است؟
  • سطح اول: آشنایی با محیط آتلوک، ارسال و دریافت، فوروارد و پاسخ به ایمیل و دسته بندی ایمیل
  • سطح دوم: آشنایی با Contacts، Tasks ، ToDoList ، Calendar ، Meeting و Appointment . نحوه راه‌اندازی یک اکانت در آوت لوک.
  • سطح سوم: آشنایی با Rules و ایجاد قوانین بر روی ایمیلها که برحسب نام ارسال کننده یا عنوان اتفاق مشخصی برای ایمیل بیوفتد. پاسخ خودکار.آشنایی با نحوه گرفتن خروجی و ورودی به دیگر نرم افزارها.
     
• یک مسئول دفتر باید آشنایی سطح اول با اکسل داشته باشد، همچنین بتواند با استفاده از پاورپوینت یک ارائه ساده ایجاد کند و بداند که برای ساخت یک بروشور ساده یا یک کارت دعوت شرکتی ساده میتواند از پابلیشر استفاده کند. و این عالی میشود اگه این فرد با  Google.docs هم آشنا باشد و از قابلیتهای اولیه خبردار باشد.

• کمتر کسی است که در یک سازمان مشغول به کار باشد و با محیط اکسل اشنا نباشد.سطوح مختلف از حد آشنایی با اکسل:
  • سطح اول:   شما تقریبا به تمام امکانات که در تب Home  است آشنایی دارید. همچنین با امکاناتی که در بخش  FormatCells  است آشنایی دارید.
    همچنین شما با تنظیمات مربوط به صفحه و پرینت آشنایی کافی دارید و در آخر با مجموعه ابزاری که در بخش  Insert  است آشنایی نسبی دارید.
  • سطح دوم: شما قادر به فرمول نویسی هستید،با کمتر از 5 فرمول آشنا هستید. شما با مفهوم Table در اکسل آشنایی دارید.شما میتوانید چارت بکشید.
  • سطح سوم: شما با ابزارهایی که در بخش  Data Tools هستند آشنا هستید،میتوانید داده های تکراری را پیدا کنید و با  Data Validation  میتوانید لیست‌های کشویی بسازید.همچنین با  Conditional Formatting آشنایی نسبی دارید.
  • سطح چهارم: شما با کتابخانه فرمولها  Function Library  آشنایی دارید و به بیش از 20 فرمول مسلط هستید. شما میتوانید به بخشهای مختلف فایل اکسل دسترسی های مختلف به کاربران بدهید. همچنین با  Pivot Table آشنا هستید.
  • سطح پنجم: شما با  Add Inهای اکسل آشنا هستید. Power Pivot, Power View و  Power Map  همچنین شما میتوانید ماکروهای ساده بنویسید.
  • سطح ششم: overqualified شما بیش از نیاز اکسل بلد هستید! کسانی که در اکسل  به بخش  Developer مسلط هستند. بهتر است قبل از ورود به سطح ششم شروع به یادگیری اکسس کنید!
     
• خیلی خوبه که این فرد بداند نرم افزار اکسس چه قابلیت‌هایی دارد تا در صورت نیاز از آن استفاده کند.سطح بندی کاربران اکسس به سه دسته کلی تقسیم میشود.
  • occasional user : این کاربر تنها باید با کلیات محیط اکسس آشنا باشد، صفحات را باز کند ، ورود اطلاعات کند، فیلتر و سرت، جستجو بلد باشد.
  • Power User : این دسته از کاربران آشنایی بیشتری با اکسس دارند، توانایی طراحی جدول، ساخت کوئری از روی جداول، ایجاد ریلیشن بین جداول، ساخت فرم های ساده ، استفاده از ماکروهای آماده اکسس
  • Developer : کاربرانی که با  VBA  آشنا هستند، میتوانند تابع طراحی کنند و از توابع حرفه ای اکسس استفاده کنند، فرم های پیشرفته طراحی کنند، به بانکهای اطلاعاتی دیگر وصل شوند به عنوان مثال  SQL 
     
• برای این گروه از کارمندان آشنایی با  Powerpoint برای ارائه یک طرح یا گزارش به مدیران بالایی یا دیگر شرکت‌ها الزامی است!
  سطوح مختلف آشنایی با  Powerpoint
  • سطح اول: شما میتوانید چندین اسلاید بسازید و در هر اسلاید تیتر، عکس و متن قرار بدهید ، همچنین میتوانید یک ظاهر زیبا از Theme های آماده پاورپوینت انتخاب و استفاده نمایید.
  • سطح دوم: اگر جزء این دسته از کاربران هستید میتوانید ارائه ای جذاب داشته باشید چون شما توانایی استفاده از Transitions و  Animations  را دارید یعنی میتونید صفحه را پویا و متحرک کنید همچنین با استفاده از  Smart Art  مطالب را زیباتر به بصر بینندگان خود میرسانید!
  • سطح سوم: شما میتونید اسلایدهای خودتون را سفارشی کنید با استفاده از  Slide Master ، همچنین با  Advance Animation آشنا هستید و میتونید تنظیمات حرفه ای روی متحرک کردن اجزای صفحه داشته باشید. همچنین شما باید با Rehearse Timings  و  Recorded Slide آشنا باشید تا بتونید ارائه ای از پیش زمان بندی شده و دقیق داشته باشید.
  • سطح چهارم: اگر تا به حال تجربه نمایش یک اسلاید شو به صورت آنلاین و برای کاربران اینترنت داشته اید شما جزء این دسته هستید!  همچنین استفاده از آبجکتهای  3D  بحث داغ و جدید  Powerpoint  است که بهتره زودتر باهاش آشنا بشید.