آیا تهیه فهرست کارهای روزانه در موفقیت ما اثرگذار است؟

نتایج مطالعات نشان می‌دهد انسان‌ها زمانی عمل‌کرد خوبی در انجام کارهای خود دارند که قبل‌تر کارهای خود را یادداشت کرده باشند. چه چیزی تهیه فهرست انجام کارها را تبدیل به ابزاری قدرتمند می‌کند؟

تقریبا همه ما با ایجاد نظم و ترتیب در انجام کارهای خود دچار چالش هستیم. اما برخی از ما با مرحله پیش از شروع انجام کارها مشکل داریم، یعنی مرحله‌ای که فقط باید فکر کنیم که باید چه کارهایی انجام دهیم. در تئوری بهترین روش برای حل این چالش تهیه فهرست کارهایی است که باید آن‌ها را انجام دهیم. این روش یک سیستم زمان‌محور است و به دلیل ساده بودن، بسیار کاربردی و مناسب است. در این حالت تعیین کنید چه کارهایی را و با چه اولویتی باید انجام دهید، آن‌ها را یادداشت کنید، آن‌ها را به‌ترتیب انجام داده و با هر انجام روی کار انجام‌شده را خط بزنید.

دکتر دیوید کوهن، روان‌شناس و نویسنده، معتقد است که تهیه فهرست انجام کارها به نظم گرفتن زندگی او کمک کرده اما این مسئله به طور کامل حل نشده است. به نظر او فهرست کارها باید در یک سررسید روزانه نوشته شده و دائما باید بر مسیر انجام کارها نظارت کرد. او می‌گوید: «خانواده‌ام فکر می‌کنند من آدم بی‌نظمی‌ام، اما واقعا بدون فهرست کارها نمی‌توانم زندگی کنم چراکه این فهرست‌ها سال‌هاست که به زندگی من نظم داده‌اند».

کوهن دلیل علاقه آدم‌ها را به استفاده از فهرست انجام کارها در سه دسته تقسیم‌بندی می‌کند: این فهرست‌ها اضطراب موجود در بی‌نظمی زندگی را تعدیل می‌کنند، آن‌ها به زندگی ما چارچوب و ساختار می‌دهند و برنامه‌ای هستند که ما براساس آن‌ها عمل می‌کنیم و در نهایت این فهرست‌ها سندی هستند از دستاوردهای کاری ما در روز، هفته و ماه.
 
بلوما زایگارنیک، روان‌شناس روسی، شاید اولین کسی است که به وسواس مغز در مورد انجام کارهای ضروری اشاره کرد. تئوری معروف او با نام «اثر زایگارنیک» که در آن بیان می‌شود ما کارهای ناتمام و کارهایی که باید انجام دهیم را بهتر از کارهای انجام‌شده به خاطر می‌سپریم، از یک تجربه خاص ریشه می‌گیرد. او متوجه شد که پیش‌خدمت‌ها خیلی با مهارت تمامی سفارش‌های مشتریان را حفظ می‌کنند و بدون نوشتن سفارش‌ها تا زمانی که غذای مشتریان آماده شود، سفارش‌ها از ذهن آن‌ها خارج نمی‌شود. اما نکته جالب برای زایگارنیک این بود که به فاصله کوتاهی از تحویل غذا، همه چیز از ذهن آن‌ها پاک می‌شد. پس از این‌که ظرف‌های کثیف به آشپرخانه منتقل می‌شد، حافظه آن‌ها به‌سادگی این‌که چه کسی استیک خورده و چه کسی سوپ، را پاک می‌کرد. کار انجام شده بود و دیگر مغز توجهی به آن نمی‌کرد.

به‌تازگی پژوهشی توسط باومیستر و ماسیکمپو، استادان دانشگاه Wake Forest، انجام شده که نتایج آن نشان می‌دهد کارهایی را که هنوز انجام نداده‌ایم حواس ما را پرت کرده و به ما اضطراب می‌دهد، در حالی که برنامه‌ریزی برای انجام آن‌ها ما را از اضطراب رها می‌کند. این دو پژوهش‌گر متوجه شدند افراد فعالیتی را بدتر از حد انتظار انجام می‌دهند که نتوانسته باشند کاری را که پیش از آن انجام داده‌اند به پایان برسانند. با این حال، وقتی به شرکت‌کنندگان این فرصت داده شد تا با یک برنامه‌ریزی دقیق فعالیت و تکلیف اول را انجام دهند، عمل‌کرد آن‌ها در انجام تکلیف بعدی به طرز قابل توجه‌ای ارتقا پیدا کرد. در واقع همین که تکالیف و کارها را روی کاغد بنویسید کارایی و عمل‌کرد شما بهتر می‌شود.

با این همه، برخی از افراد هم هستند که با برنامه‌ریزی و داشتن چنین ساختاری مخالفت می‌کنند. آن‌ها فکر می‌کنند چنین برنامه‌ریزی دقیقی جلوی بروز خلاقیت را می‌گیرد و نمی‌گذارد افراد در انجام کارهای خود انعطاف داشته باشند. برای دیوید آلن، متخصص مدیریت زمان، داشتن برنامه باز و بی‌ساختار کمکی به انجام به‌موقع و درست کارها نمی‌کند. او معتقد است افرادی که دارای برنامه کاری شلوغ اما بدون ساختار و چارچوب‌اند به‌سختی می‌توانند با مسائل کنار بیایند. برای داشتن برنامه‌ریزی خوب و موثر باید یک سیستم درست ایجاد کرد.
 
آلن می‌گوید که صرف نوشتن کلماتی مانند «بانک» یا «مادر» در فهرست انجام کارها کافی نیست، شما باید با جزئیات بیش‌تری برنامه‌های خود را مشخص کنید. برای مثال می‌خواهید به مادر خود ایمیل بزنید یا او را ببینید و هدف شما از این کار چیست؟ اگر فهرست انجام کارهای شما واضح و دقیق نباشد، کارهای شما به‌خوبی انجام نخواهد شد و اولویت آن‌ها نیز مشخص نمی‌شود.

البته جزئیات تنها عامل مهم نیستند: اگر می‌خواهید برنامه زمان‌بندی شما به‌درستی و دقیق اجرا شود، باید در مورد میزان زمانی که انجام هر کار طول می‌کشد واقع‌بین باشید. در این حالت اگر در طول روز به شبکه‌های اجتماعی یا دیگر موضوعاتی که ممکن است شما را از مسیر اصلی دور کنند سر می‌زنید حتما آن‌ها را در برنامه‌های خود لحاظ کنید.

یکی از دام‌هایی که افراد در آن گیر می‌کنند این است که کار مهم‌تر و سخت‌تر را دائم به تاخیر می‌اندازند و از انجام آن طفره می‌روند. بهترین راه برای حل این موضوع تقسیم کردن این کارهای بزرگ به کارهای کوچک‌تر و قابل انجام است. برای مثال نویسنده یک رمان ابتدا آن را فصل‌بندی می‌کند، برای هر فصل یک چارچوب کلی تعیین کرده و سپس مشغول نوشتن می‌شود.

آیا کوهن همه کارهای داخل فهرست کاری‌اش را انجام می‌دهد؟ او در پاسخ این پرسش می‌گوید: «البته که نه. من یک دفترچه متعلق به ۶ سال پیش پیدا کردم که در آن کارهایم را می‌نوشتم. در این دفترچه کارهایی وجود دارند که هنوز آن‌ها را انجام نداده‌ام». از سویی دیگر، او ۳۵ کتاب نوشته است؛ از کتاب در مورد زبان بدن تا زیگموند فروید. بنابراین، کارنامه کوهن نشان می‌دهد که داشتن فهرست کاری روزانه نتایج بسیار خوبی در پی دارد.